Quando o ERP não atende ao processo da empresa, existem três caminhos possíveis: personalizar o ERP dentro do que o fornecedor permite, criar um sistema complementar que resolve especificamente o que falta, ou desenvolver um sistema sob medida para o processo que o ERP não cobre.
O problema real
ERPs são construídos para atender processos genéricos de várias empresas ao mesmo tempo. Quando o processo da sua empresa tem uma particularidade real — uma regra de precificação específica, uma etapa de produção diferente do padrão — o ERP muitas vezes não tem como acomodar isso sem forçar a operação a se adaptar ao sistema, em vez do contrário.
Como saber se o problema é o ERP ou o processo
Vale primeiro confirmar se o processo em si faz sentido ou se pode ser simplificado — às vezes o "jeito que sempre foi feito" não é a única forma de fazer, e adaptar o processo pode ser mais simples do que adaptar o sistema. Quando o processo é mesmo uma particularidade real do negócio (e não apenas um hábito), o problema é do sistema.
Quando vale a pena personalizar o ERP
Se o fornecedor do ERP permite customização e a mudança necessária é pequena, personalizar o próprio ERP costuma ser o caminho mais rápido e barato.
Quando vale a pena criar um sistema complementar ou sob medida
Quando o ERP não permite a customização necessária, ou quando o processo em questão é central para o diferencial competitivo da empresa, vale mais desenvolver um sistema complementar (que se integra ao ERP) ou, em casos mais amplos, um sistema sob medida que reflete exatamente como a empresa trabalha.
Exemplos práticos
Uma indústria com uma regra de precificação baseada em variáveis que o ERP não suportava passou a ter um sistema complementar que calcula o preço e envia o resultado pronto para o ERP. Uma empresa de serviços com um fluxo de aprovação específico, não suportado pelo ERP, passou a ter esse fluxo controlado em um sistema próprio integrado ao financeiro do ERP.
Riscos e cuidados
Antes de decidir por um sistema complementar ou substituição, vale avaliar o custo real de manter o processo manual versus o investimento em uma solução sob medida — nem toda particularidade do processo justifica um sistema novo, especialmente se o volume envolvido for pequeno.
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